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广西民族大学协议供货、网上商城采购指导意见和工作流程

2016年01月19日 11:14  点击:[]

广西民族大学协议供货、网上商城采购指导意见和工作流程

 

根据《广西民族大学采购管理办法》和广西政府采购集中采购相关条例,为了完善学校采购工作的管理,规范采购行为,增加采购工作透明度,促进廉政建设,有效地提高政府采购效率,降低采购成本,现就协议供货、网上商城采购项目工作提出以下指导意见:

一、指导思想

校属各单位要以科学发展观为指导,根据实际需要和科学论证,制定缜密的采购计划,规范和推进采购工作,确保财政资金合理、高效使用,避免乱花乱用等不良资金使用行为,符合条件的采购项目,要严格按照申购程序进行采购,以促进我校物资采购工作合法、高效开展,促进学校各方面建设和可持续发展。

二、采购方式、适用范围、申购流程

(一)协议供货

协议采购(协议供货),是指采购中心(以下简称采购中心)根据政府公布的政府集中采购目录,选择规格标准相对统一、竞争性相对较强、日常采购频繁且市场货源充足的产品,通过公开招标等方式,确定中协议供货的标供应商及其所供产品的品名、型号、具体配置、最高限价、订货方式、供货期限、售后服务条款等,并以中标合同的形式固定下来,由采购人在协议有效期内,自主选择网上公告的供货商和中标产品的一种采购形式。在协议有效期内,采购人直接或通过谈判或询价等方式与协议供应商签订供货合同的一种采购形式。协议供货作为政府采购的经常性连贯性采购货物或者服务类别,通过公开招标方式确定一家或者几家协议供货商。凡是后面的采购出现的货物与协议供货商的供货范围一致的,直接走协议供货,不需要再招标。自治区本级预算单位的协议供货商由广西政府采购中心通过公开招标的方式来确定。

在适用范围上。根据《关于开展自治区本级预算单位部分办公设备批量集中采购试点工作的通知》(桂财采[2013]18号)和《关于完善自治区本级预算单位批量集中采购试点工作的补充通知》(桂财采[2014]13号)文件要求,因特殊用途要求,批量采购中标品牌型号不能满足使用要求的,可以选择协议供货中提供的品牌进行采购。协议供货包过26项品目:台式电脑、一体机电脑、笔记本电脑、服务器、路由器、交换机、磁盘阵列、防火墙、移动存储设备、打印机、投影仪及幕布、扫描仪、刻录机、显示器、摄影照相器材、多功能一体机、复印机、速印机、传真机、碎纸机、正版软件、电源及配套产品、电视机、电话机、空调、电冰箱。每一年度的协议供货品目品牌情况可以参考广西政府采购中心于当年年初发布的《年度办公和电器设备协议供货品目》。

学校申购部门按照申购程序,提交采购申请,由国资办项目负责人开展协议采购工作,具体流程如下:

1、校内各部门根据实际需要和当年年度自治区本级及南宁市预算单位办公和电器设备协议供货商目录(2015-2016年度协议供货中标供应商及供货代理商详见附件1)拟定采购计划,向学校提交采购申请材料和详细的采购需求表(格式按照附表:《广西民族大学协议(网上商城)采购项目需求表-范例》)。

2、申购项目经学校审核通过立项审批后,申购部门将项目立项相关材料转交国资办,由国资办项目负责人执行协议采购工作。

3、国资办项目负责人严格审核申购部门上报的项目采购需求参数,并确认申购项目的相关参数确实符合实际需求和符合采购政策后,向本年度自治区本级预算单位办公和电器设备协议供货采购项目相应品目中标协议供应商及供货代理商发出询价函,邀请供应商参与报价,开展广泛询价工作。

4、报价时间截止后,在有3家及以上的商家参与报价的情况下,拟定中标供应商(拟定中标供应商原则:满足申购需求且供应商无信誉问题的前提下低价中标),形成评标报告,呈国资办主管领导和学校领导审批。同时由国资办项目负责人在广西政府采购计划管理系统填报协议采购计划。

5、评标报告通过审批后,国资办项目负责人在广西政府采购计划管理系统填报协议采购计划,同时组织申购部门与中标供应商拟订采购合同,国资办项目负责人将拟好的合同报学校审计室及主管校领导审批,并在审批通过后完成合同签订相关事项。

6、国资办项目负责人将签订好的采购合同原件(1份)及中标供应商联系方式转交申购部门,同时通知中标供应商领取合同及供货,并要求中标供应商凭合同、合同履约反馈情况表到自治区采购中心及财政厅办理合同备案。

7、中标供应商应按合同约定期限内完成供货,申购部门拿到合同后做好接收货物与货物验收工作。

8、货物验收合格后申购部门将填写完善的固定资产验收、供货商家提供的发票、货物接收清单、项目合同、项目立项批文等材料拿到国资办资产科办理入库手续,资产入库手续办完后凭发票、货物接收清单、合同、固定资产入库单、立项批文及内部支票到财务处办理报账。

9、国资办项目负责人按季度统计协议供货采购合同,上报自治区财政厅。

(二)网上商城

1、根据《关于自治区本级预算单位部分办公设备实行网上商城采购有关事项的通知》(桂财采[2015]18号)(附件2)文件要求,自治区本级网上商城是按照政府采购电子商务和网上购物模式在广西壮族自治区政府采购网建立网上商城采购系统,通过向社会公开征集方式建立网上商城供应商库,由入库的供应商在网上商城发布和维护商品信息,采购单位通过网上商城方便快捷了解商品信息、下单采购商品。通过网上商城采购系统采购的商品,其成交价格必须在第三方提供的价格监测范围内,交易过程透明、方便快捷、记录留痕,使政府采购行为更加公开透明,在接受社会公众的监督同时,有效实现监管部门对网上商城采购活动的全过程电子化监控。网上商城采购方式分为:网上直购、网上竞价、电子反拍、网上团购。

网上商城是协议采购的重要补充,能够更好有效地解决协议采购的价格透明度问题,进一步提高政府采购工作的质量和效率,促进加强政府采购监督管理,规范采购行为,提高采购工作的透明度,促进采购过程更加公平、公正。

2、实施时间和品目:从201541日起自治区本级实行网上商城采购,纳入第一批网上商城采购的品目为八类:台式电脑(含一体机电脑)、笔记本电脑、打印机、复印机、多功能一体机、摄影照相器材、传真机、投影仪及幕布等。对纳入实行网上商城采购八类商品同时取消原到实体店直接购买的协议供货采购方式。采购单位对纳入批量集中采购的台式电脑、笔记本电脑、打印机3个品目仍须按批量集中采购的要求采购,只有在批量集中采购不能满足需求时才能通过网上商城采购。

3、采购限额标准:网上商城采购主要是解决各采购单位零星采购需求,采购单位在采购限额标准内采购网上商城供货范围的办公设备,可通过网上商城实施采购。网上直购采购限额标准:一次采购单个品目采购预算金额在5万元(不含5万元)以下。网上竞价采购限额标准:一次采购预算金额在30万元(不含30万元)以下(区直垂直管理部门40万元(不含40万元)以下)。电子反拍采购限额标准:按《广西壮族自治区人民政府办公厅关于公布2014-2015年广西壮族自治区政府集中采购目录及限额标准的通知》(桂政办发〔201359号)中采用非招标方式限额标准执行,即:一次采购货物单项或批量采购预算金额120万元(不含120万元)以下。

4、符合上述条件的申购项目,适用于网上商城采购方式。校内各部门按照申购程序,提交采购申请,由国资办项目负责人组织采购,具体流程如下:

1)校内各部门根据需要,登陆广西壮族自治区政府采购中心网站http://222.216.4.8:83/IndexViewController.do?method=index,查询广西壮族自治区政府采购中心网上商城提供的品牌价目情况,并参考网上商城品牌价目拟定采购计划,向学校提交采购申请和详细的采购需求表(采购需求表格式按照附件表:《广西民族大学协议(网上商城)采购项目需求表-范例》)。

2)申购项目经学校审核通过立项审批后,申购部门将项目立项相关材料转交国资办,由国资办项目负责人执行网上商城相关采购工作。

3)国资办项目负责人严格审核申购部门上报的项目采购需求参数,并确认申购项目的相关参数确实符合实际需求和符合采购政策后,向符合条件的网上商城商家(其目录与自治区协议供货商一致)发出询价函,邀请网上商城商家参与报价,开展广泛询价工作。

4)报价时间截止后,在有3家及以上的商家参与报价的情况下,拟定中标供应商(拟定中标供应商原则:满足申购需求且供应商无信誉问题的前提下低价中标),形成评标报告,呈国资办主管领导和学校领导审批。

5)国资办项目负责人就评标报告已通过学校审批的项目在广西政府采购计划管理系统填报网上商城采购计划,同时在自治区网上商城采购系统上报采购任务书,通过审核后选取符合申购需求的商品,并跟在询价程序中标的供应商下订单。同时,国资办项目负责人组织申购部门与中标供应商拟订采购合同,并将拟好的合同电子版提交自治区网上商城采购系统报备。

6)招标办项目负责人将通过报备审核的合同打印生成书面合同,报学校审计室及主管校领导审批,在合同审批通过后完成合同签订相关事项。

7)国资办项目负责人将签订好的采购合同原件(1份)及中标供应商联系方式转交申购部门,同时通知中标供应商领取合同及供货,并通过自治区网上商城采购系统向广西壮族自治区政府采购中心提交电子合同报备。

8)中标供应商应按合同约定期限内完成供货,申购部门拿到合同后做好接收货物与货物验收工作。

9)货物验收合格后申购部门将填写完善的固定资产验收、供货商家提供的发票、货物接收清单、项目合同、项目立项批文等材料拿到国资办资产科办理入库手续,资产入库手续办完后凭发票、货物接收清单、合同、固定资产入库单、立项批文及内部支票到财务处办理报账。

三、工作要求和注意事项

1、高度重视,认真组织实施。各校内单位要高度重视,充分认识开展协议采购工作的重要性和必要性,统一思想认识,切实增强责任心和紧迫感,狠抓落实,确保采购工作的顺利开展。

2、明确责任,加强协调。采购各单位应在职责范围内做好各项工作,做到明确分工,密切合作,同时要加强沟通协调,做到信息互通,保证工作有效开展。各单位要加强协调、配合和沟通,在实施采购工作过程中如发现问题的,应及时向国资办报告。

3、加强宣传,广泛动员,加强督查,抓好落实。各单位、各部门应认真执行有关规定,配合国资办做好采购的各项工作,履行应承担的验收、交接、支付义务,对中标供应商履约过程中存在的问题或行为及时书面反馈国资办。采购单位主管领导要加强督促检查项目落实,明确相关责任人,做好采购、验收和付款等环节的管理工作。

4、规范采购,严格执行配置标准。采购单位采购商品必须符合自治区本级办公设备配置标准,除因特殊工作需要外,一律不得超配置标准采购。

5、严格程序,认真组织实施采购。采购单位必须要落实采购资金,在充分了解产品相关信息的基础上编制采购计划。采购单位要按交易规则实施并确定成交结果,采购单位无正当理由不得拒绝接受成交结果,不得拒绝签订合同。

6、采购单位及成交供应商必须严格按合同规定履行义务,双方不得向对方提出超越合同以外的其他要求。如发现供应商不按合同履约等有关情况,校内采购用户单位要及时国资办报告,以便及时向自治区财政厅政府采购监督管理处报告,一经查实,将依照规定追究其违约责任直至取消其定点供应商资格。采购用户单位不得无故拖欠款项,不得向定点供应商提出超出合同约定的其它不合理要求,因付款问题引起的法律责任,由违规用户单位承担。

7、采购单位通过网上商城的采购项目,双方在网上商城采购系统签订电子合同并打印生成书面合同,在系统内将电子合同提交自治区财政厅(政府采购监督管理处)备案,备案的电子合同内容必须与书面合同内容一致。

8、校内采购用户单位应依照合同条款及时组织验收,验收时应认真填写验收单。采购用户单位验收后应当按照合同约定的支付采购资金时间内及时办理采购资金支付。采购用户单位不落实资金而实施政府采购活动,造成无法支付资金的由采购用户单位承担法律责任。

9、网上商城采购的采购单位,在采购完成后,应及时在网上商城系统对供应商的履约情况进行客观评价。采购单位对网上商城采购履约等进行情况评价,包括商家提供商品质量、售后服务、按时供货等信用情况进行评分。

 

附表:广西民族大学协议(网上商城)采购项目需求表-范例

附件12015-2016年度自治区本级预算单位办公和电器设备协议供货采购项目中标协议供应商及供货代理商情况一览表 

附件2:关于自治区本级预算单位部分办公设备实行网上商城采购有关事项的通知

上一条:新版资产管理系统业务办理流程 下一条:广西民族大学校内分散采购指导意见和工作流程

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