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广西民族大学关于执行定点采购的指导意见和工作流程

2016年01月19日 11:11  点击:[]

广西民族大学关于执行定点采购的指导意见和工作流程

 

根据《广西民族大学采购管理办法》和广西政府采购相关条例,为了完善学校校内采购项目的管理,规范采购行为,促进廉政建设,现就定点采购工作提出以下指导意见:

一、指导思想

校属各单位要以科学发展观为指导,根据实际需要和科学论证,制定缜密的采购计划,规范和推进采购工作,确保财政资金合理、高效使用,避免乱花乱用等不良资金使用行为,符合校内分散采购条件的采购项目,要严格按照定点采购项目申购程序进行采购,以促进我校物资采购工作合法、高效开展,促进学校各方面建设和可持续发展。

二、实施方式

定点采购是指采购机构通过招标等方式,综合考虑产品质量、价格和售后服务等因素,择优确定一定数量的定点供应商,同定点供应商签署定点采购协议,由定点供应商根据协议在定点期限内提供有关产品。我校所属各单位在采购通常涉及定点家具、定点印刷等方式的定点采购。

三、采购方式、适用范围、申购流程

(一)定点家具

1、根据《关于2014-2015年度自治区本级预算单位小额办公家具定点采购的通知》(桂财采〔201330号)文件要求,凡列入小额办公家具品目目录内,单次采购金额在30万元以内的,可实行小额办公家具定点采购定点供货。小额办公家具定点采购分类包括:

1)木制综合家具类:包括木制班台、会议桌、柜、茶几类,工作位类,椅类,沙发类,屏风类,其他木制综合家具。

2)钢制综合家具类:包括文件柜类,档案柜类、书架类,保密柜类,密集柜,其他钢制综合家具。

3)钢木及教学家具类:包括教室桌椅类,计算机桌椅类,阅览室桌椅类,餐厅桌椅类,柜类,板式公寓家具类。

2、符合上述条件的办公家具采购,适用家具定点供货采购方式。校内申购部门按照申购程序,提交采购申请,由国资办执行相关采购程序,具体流程如下:

1)校内各部门根据需要及本年度小额办公家具定点采购分类(2016-2017年度自治区及南宁市本级预算单位小额办公家具定点采购详见附件1)拟定采购计划,向学校提交采购申请和详细的采购需求表(采购需求表格式按照附表1:《广西民族大学家具定点采购需求表-范例》)。

2)申购项目经学校审核通过立项审批后,申购部门将项目立项相关材料转交国资办,由国资办项目负责人执行定点家具采购相关工作。。

3)国资办项目负责人严格审核申购部门上报的项目采购需求参数,并确认申购项目的相关参数确实符合实际需求和符合采购政策后,向自治区家具定点商家发出询价函,邀请定点商家参与报价,开展广泛询价工作。

4)报价时间截止后,在有3家及以上的商家参与报价的情况下,国资办项目负责人就该项目按规定程序开展评标工作。即对于符合评标条件的项目,国资办项目负责人就该项目在纪委的监督下抽取评标专家,并由纪委分派评标监督人员。在确定评标专家及评标监督人员之后,国资办项目负责人组织评标专家、评标监督及采购用户代表根据相关评标规定开展评标,确定中标供应商,形成评标报告,并将评标报告呈国资办主管领导和学校领导审批。

5)评标报告通过审批后,国资办项目负责人在广西政府采购计划管理系统填报家具定点采购计划,同时组织申购部门与中标供应商拟订采购合同,国资办项目负责人将拟好的合同报学校审计室及主管校领导审批,并在审批通过后完成合同签订相关事项。

6)国资办项目负责人将签订好的采购合同原件(1份)及中标供应商联系方式转交申购部门,同时通知中标供应商领取合同及供货,并要求中标供应商凭合同、合同履约反馈情况表到自治区采购中心及财政厅办理合同备案。

7)中标供应商应按合同约定期限内完成供货,申购部门拿到合同后做好接收货物与货物验收工作。

8)货物验收合格后申购部门将填写完善的固定资产验收、供货商家提供的发票、货物接收清单、项目合同、项目立项批文等材料拿到国资办资产科办理入库手续,资产入库手续办完后凭发票、货物接收清单、合同、固定资产入库单、立项批文及内部支票到财务处办理报账。

9)国资办项目负责人按季度统计定点家具采购合同,上报自治区财政厅。

(五)定点印刷

1、根据《关于2014-2016年度自治区本级预算单位印刷服务定点采购的通知》(桂财采〔201419号)文件要求,凡同一预算级次单位年度预算金额在5万元(含)至50万元(含)之内的印刷实行定点印刷。年度预算金额5万元以下,提倡实行定点采购。

2、定点印刷内容包括信封、文头纸、文件、报表、内部刊物、凭证票证(不包括发票)、无碳复写票据以及其他资料,证书、证卡、证件、包装类制品以及其他非纸质材料印刷品等。

3、符合上述条件的印刷服务采购采购,适用于印刷服务定点采购方式。校内各部门按照申购程序,提交采购申请,由国资办执行相关采购程序,具体流程如下:

1)校内各部门根据实际需要和本年度印刷服务定点采购的中标供应商及价格优惠率的相关公告(2014-2016年度自治区本级预算单位印刷服务定点采购中标公告详见附件2),制订采购计划,向学校提交采购申请材料和详细的采购需求表(采购需求表格式按照附表2:广西民族大学印刷定点采购项目需求表-范例》)。

2)申购项目经学校审核通过立项审批后,申购部门将项目立项相关材料转交国资办,由国资办项目负责人执行定点家具采购相关工作。。

3)国资办项目负责人严格审核申购部门上报的项目采购需求参数,并确认申购项目的相关参数确实符合实际需求和符合采购政策后,向自治区印刷服务定点供应商发出询价函,邀请定点商家参与报价,开展广泛询价工作。

4)报价时间截止后,在有3家及以上的商家参与报价的情况下,国资办项目负责人就该项目按规定程序开展评标工作。即对于符合评标条件的项目,国资办项目负责人就该项目在纪委的监督下抽取评标专家,并由纪委分派评标监督人员。在确定评标专家及评标监督人员之后,国资办项目负责人组织评标专家、评标监督及采购用户代表根据相关评标规定开展评标,确定中标供应商,形成评标报告,并将评标报告呈国资办主管领导和学校领导审批。

5)评标报告通过审批后,国资办项目负责人在广西政府采购计划管理系统填报印刷服务定点采购计划,同时组织申购部门与中标供应商拟订采购合同,国资办项目负责人将拟好的合同报学校审计室及主管校领导审批,并在审批通过后完成合同签订相关事项。

6)国资办项目负责人将签订好的采购合同原件(1份)及中标供应商联系方式转交申购部门,同时通知中标供应商领取合同及供货,并要求中标供应商凭合同、合同履约反馈情况表到自治区采购中心及财政厅办理合同备案。

7)中标供应商应按合同约定期限内完成供货,申购部门拿到合同后做好接收货物与货物验收工作。

8)货物验收合格后申购部门将填写完善的固定资产验收、供货商家提供的发票、货物接收清单、项目合同、项目立项批文等材料拿到国资办资产科办理入库手续,资产入库手续办完后凭发票、货物接收清单、合同、固定资产入库单、立项批文及内部支票到财务处办理报账。

9)国资办项目负责人按季度统计印刷服务定点采购合同,上报自治区财政厅。

四、定点采购工作要求和注意事项

1、高度重视,认真组织实施。各校内单位要高度重视,充分认识其重要性和必要性,切实增强责任心和紧迫感,狠抓落实,确保采购工作的顺利开展。

2、明确责任,加强协调。采购各单位应在职责范围内做好各项工作,做到明确分工,密切合作,同时要加强沟通协调,做到信息互通,保证工作有效开展。各单位要加强协调、配合和沟通,在实施采购工作过程中如发现问题的,应及时向国资办报告。

3、加强宣传,广泛动员,加强督查,抓好落实。各单位、各部门应认真执行有关规定,配合国资办做好采购的各项工作,履行应承担的验收、交接、支付义务,对中标供应商履约过程中存在的问题或行为及时书面反馈国资办。主管领导要加强督促检查项目落实,明确相关责任人,做好采购、验收和付款等环节的管理工作。

4、规范采购,严格执行配置标准。采购单位采购商品必须符合有关配置标准,除因特殊工作需要外,一律不得超配置标准采购。

5、严格程序,认真组织实施采购。采购单位必须要落实采购资金,在充分了解产品相关信息的基础上编制采购计划。采购单位要按交易规则实施并确定成交结果,采购单位无正当理由不得拒绝接受成交结果,不得拒绝签订合同。

6、采购单位及成交供应商必须严格按合同规定履行义务,双方不得向对方提出超越合同以外的其他要求。如发现供应商不按合同履约等有关情况,校内采购用户单位要及时国资办报告,以便及时向自治区财政厅政府采购监督管理处报告,一经查实,将依照规定追究其违约责任直至取消其定点供应商资格。采购用户单位不得无故拖欠款项,不得向定点供应商提出超出合同约定的其它不合理要求,因付款问题引起的法律责任,由违规用户单位承担。

7、校内采购用户单位应依照合同条款及时组织验收,验收时应认真填写验收单。采购用户单位验收后应当按照合同约定的支付采购资金时间内及时办理采购资金支付。校内采购用户单位不落实资金而实施政府采购活动,造成无法支付资金的由采购用户单位承担法律责任。

 

附表1:广西民族大学家具定点采购需求表-范例 

附表2:广西民族大学印刷定点采购项目需求表-范例

附件12016-2017年度自治区及南宁市本级预算单位小额办公家具定点采购(GXZC2015-G3-10116-CGZX) 中标公告

附件2:关于2014-2016年度自治区本级预算单位印刷服务定点采购的通知(桂财采〔201419号)

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